Departemen Fungsional

DEPARTEMENTALISASI

1. Pengertian Departementalisasi
       Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa – numeral
9. Proyek atau matriks
2.  Departementalisasi Fungsional
              Departentalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif.
3 . Departementalisasi Divisional
              Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.
Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.
Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.


Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional dapat diperinci sebagai berikut :
1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
3. Tempat latihan yang baik bagi para manager strategik.
Kelemahah-kelemahan sturktur divisional secara lebih terperinci :
1. Masalah duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.
2. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi
          Perusahaan yang melekukan departentalisasi diuntungkan dengan pembagian control dan koordinasi pada perusahaan tersebut. Wilayah kekuasaan dan tanggung jawab dipersempit sehingga untuk memimpinnya menjadi lebih mudah. 
    

Departementalisasi sendiri dibagi atas beberapa macam yaitu :

1.      Departementalisasi berdasarkan pelanggan
Maksudnya perusahaan akan melakukan pembagian penjualan produk ke pelanggan,biasanya ada yang bagian produk laki-laki ataupun perempuan atau tua dan muda. Contohnya adalah pembagian penjualan produk Rexona ada pembagian untuk produk remaja, laki-laki , perempuan ataupun yang xtra berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini penjualan akan lebih tepat sasaran dan efisien

2.      Departementalisasi berdasarkan produk
Maksudnya perusahaan akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk yang dihasilkan misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi produksi produk berupa barang dan departemen jasa untuk menangani produk yang berupa jasa

3.      Departementalisasi berdasarkan proses                                                                     Maksudnya pembagian departemen berdasrkan proses pengkerjaannya, misalnya pada perusahaan meubel dibagi atas divisi untuk pengolahan kayu mentah, divisi pembuatan kursi atau meubel kemudian divisi pengecatan

4.      Departementalisasi berdasarkan geografis

      Maksudnya pembagian departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya departemen yang mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di Sumatara

5.      Departementalisasi berdasarkan fungsi

      Maksudnya pembagian departemann berdasarkan aktifitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, misalnya departemen produksi, departemen penjualan, departemen pemasaran dan lain-lain
Setelah melakukan pembagian tugas, maka yang harus dilakukan adalah menetapkan hierarki pengambilan keputusan. Bagaimana dalam perusahaan perusahaan yang besar diperlukan cara penentuan pengambilaan keputusan karena tidak mungkin seorang presiden direktur melakukan pengambilan keputusan pada suatu masalah di cabang daerah. Oleh sebab itu maka dibentuklah tingkatan-tingkatan pada organisasi yang mana di tiap tingkatan tersebut terdapat seorang manajer yang dapat memberikan keputusan dan dapat bertanggung jawab kepada pemimpin di atasnya. Sehingga para menajer tersebut memiliki kewenagan untuk melakukan tugas atau misi yang direncanakan oleh organisasi atau perusahaan namun manajer tersebut juga boleh melakukan inovasi-inovasi agar divisi dipimpinnya dapat berkembang dengan syarat harus sesuia dengan misi perusahaan, misalnya BNI 46 mempunyai bebarapa manajer yang mengawasi divisinya. Ada yang mengurusi cabang provinsi maupun cabang-cabang pada kota maupun kabupaten setiap manajer di kota tersebut memiliki kekuasaan untuk memutuskan apabila ada masalah dalam cabang tersebut namun apabila masalah tersebut terlalu besar (berdasarkan survey yang saya lakukan waktu semester lalu) dapat dilaporkan ke pusat misalnya adalah peminjaman uang yang terlalu besar. Maka manajer cabang akan menghubungi kantor cabang provinsi atau pusat terlebih dahulu, Selain itu untuk melakukan pengorganisasian yang baik diperlukan komunikasi yang baik antar kantor cabang di adakan rapat antar kantor cabang yang membicarakan masalah-masalah yang ada pada tiap divisi maupun pada kantor cabang selain itu pada rapat ini sebagai tempat untuk memberiakan pengarahan ataupun misi kepada para manajer pimpinan cabang maupun divisi untuk dapat mengembangkan divisi atau cabangnya.

      Sumber : http://pisses-blogku.blogspot.co.id/2010/12/departementalisasi-dan-perorganisasian.html

STRUKTUR ORGANISASI PT. ULTRAJAYA MILK INDUSTRY DAN TRENDING CO TBK .

STRUKTUR ORGANISASI PT. ULTRAJAYA MILK INDUSTRY DAN TRENDING CO TBK .

Pembagian Tugas dari Struktur Organisasi

Pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi sesuai dengan fungsinya yaitu sebagai berikut:

·                                 Manajer Umum (General Manager)

Manejer utama mempunyai wewenang tertinggi perusahaan yang bertanggung jawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan meliputi memimpin mengatur, membimbing dan mengarahkan organisasi perusahaan, dimana kegiatan tersebut untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam menghasilkan produk-produk berkualitas dengan jaminan sistem mutu yang selalu terjaga dan dilaksanakan secara konsisten.

·                                 Manajer Pabrik (Factory Manager)

Manajer pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya proses produksi. Selain itu manajer pabrik memiliki tugas dan tanggung jawab:

o   Merencanakan, mengkoordinasi, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan manufacturing yang meliputi PPIC, produksi, teknik purchasing dan gudang untuk memperlancar proses pencapaian sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

o   Meningkatkan usaha dalam bidang peningkatan mutu produk, produktifitas kerja dan pengendalian biaya operasional secara kontinu.

o   Mengatur dan mengendalikan proses manufacturing sesuai dengan standar yang ditentukan.

·         Supervisor Produksi (Production Supervisor)

Supervisor produksi bertugas menyempurnakan organisasi, prosedur dan sistem kerja guna pencapaian dalam semua aspek. Menyediakan kebutuhan sarana dan fasilitas kerja sesuai dengan persyaratan.

·         Manajer Teknik (Manager Technical)

Bertugas merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan teknik sehingga dapat menjamin kelancaran operasional mesin produksi dan sarana penunjang. Membuat perencanaan kerja yang diselaraskan dengan tujuan manajemen khususnya dalam kegiatan yang menyangkut teknik. Menjaga pelaksanaan perawatan dan perbaikan mesin.

·         Manajer Gudang (Warehouse Manager)

Manajer gudang bertugas merencanakan dan mengendalikan kegiatan pergudangan, sehingga tercapai tujuan utamanya, diantaranya keamanan, keakurasian jumlah dan kebutuhan barang yang dikelola, dengan melaksanakan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Menerapkan prosedur kerja, termasuk syarat-syarat, keselamatan dan kesehatan kerja (K3) untuk menjaga dan memelihara semua aset perusahaan berupa aset tetap atau aset tidak tetap. Menjaga kelancaran dan pelaksanaan semua kegiatan arus transaksi barang melalui penentuan tata letak gudang serta penunjang tenaga pelaksana, agar tercapai pemanfaatan fasilitas dan optimalisasi tenaga kerja.

·         Supervisor PPIC

Supervisor ini bertugas merencanakan jadwal produksi dan mengendalikan pengadaan bahan baku (Raw Material)/RM dan barang jadi (Finish Good)/FG. Merencanakan kedatangan RM untuk menunjang kelancaran proses produksi sesuai jadwal yang telah dibuat. Membuat jadwal produksi berdasarkan Confirmed Weekly Order (CWO) yang diterima. Memantau tingkat persediaan dari gudang RM maupun FG sehingga standard dan persediaan penyangga tetap terjaga.

·         Manajer Pengembangan dan Pengawasan Mutu Produk (Branch Process Development and Quality Manager)

o   Manajer PDQC bertugas dan bertanggung jawab dalam memeriksa bahan baku, bahan tambahan, produk jadi, dan bahan pengemas. Mengawasi analisa kualitas produksi, bertanggung jawab atas kelengkapan laboratorium untuk analisa dan pengembangan produk. Selain itu BPDQC bertugas dan bertanggung jawab: Mengendalikan semua kegiatan departemen PDQC dalam aspek proses pengendalian mutu untuk menjamin kelangsungan aktifitas perusahaan.

o   Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan GLP dan Kalibrasi di laboratorium serta GNP dan HACCP diproses produksi.

o   Mengendalikan semua kegiatan pengendalian mutu pada proses awal pengawasan mutu dan hasil pengawasan serta pengembangan produk.

o   Mengatur dan merencanakan kerja, kebutuhan kerja tenaga kerja, alat bantu dan fasilitas kerja selama masih dalam batas-batas standar baku yang diselaraskan dengan rencana manajemen.

o   Menilai/mengevaluasi kerja staff departemen PDQC.

·         Supervisor Pengawasan Mutu Proses (Quality Control Process Spv)

Supervisor pengawasan mutu proses bertugas membantu BPDQC dalam hal sistem pengendalian mutu proses produksi. Memantau & mengendalikan kualitas proses produksi dan produk jadi, sesuai standar mutu yang ditetapkan. Memantau pekerjaan QC Process Spv & bagian administrasi. Melakuaka perbaikan mutu dan cost peralatan untuk kebutuhan analisis.

·         Supervisor Pengawasan Mutu Bahan Baku/Produk Jadi (Quality control Raw Material/Finished Good Spv)

Supervisor pengawasan mutu bahan baku/produk jadi bertugas membantu BPDQC dalam hal pengendalian mutu RM & FG serta pengembangan proses produksi. Melakukan pengawasan secara langsung terhadap proses Incoming Quality Control (IQC), Outgoing Quality Control (OQC) yang meliputi koordinasi QC Field RM & FG serta pelaksanaan penerbitan hasil analisa IQC dan OQC sehingga aktivitas kerja bisa berjalan lancar. Melakukan koordinasi tugas IQ RM & FG, OQC RM & FG serta mengembangkan proses. Menjaga kelancaran tugas penerimaan RM/FG dan OQC RM/FG. Mengawasi pelaksaan GMP HACCP dan SOP pada pergudangan. Mewakili BPDQC jika tidak ada. Memantau, mengevaluasi standar mutu yang telah ditetapkan.

·         Manajer Keuangan (Finance and Accounting Manager)

Manajer keuangan bertugas dan bertanggung jawab merencanakan, menyiapkan budget dan planning (AOP) untuk menentukan tujuan yang harus dicapai. Memonitor kegiatan operasional dalam hal aspek financial supaya sejalan dengan AOP. Menandatangani bank instrument (Cek, transfer bank) sesuai dengan batasan yang ditetapkan perusahaan. Verifikasi setiaap pengeluaran biaya ataupun pembelian aset dan penggunaan dana lainnya sesuai dengan batasan yang ditetapkan oleh perusahaan. Menetapkan pelasanaan sistem dan prosedur yang berkaitan dengan keuangan.

·         Manajer Personalia (Branch Personnerl Manager)

Manajer personalia memiliki fungsi merencanakan, mengkordinir, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan kepersonaliaan yang meliputi hubungan industrial, administrasi kepegawaian, keamanan, kehumasan, dan pelayanan umum untuk mendukung proses pencapain tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Selain itu manajer personalia memiliki tugas dan tanggung jawab menciptakan hubungan industrial yang harmonis untuk mencapai ketenangan industrial (ketenangan kerja dan ketenangan usaha) dilingkungan perusahaan.

·         Manajer Pemasaran (Areaa Sales and Promotion Manager)

Manajer pemasaran memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengkoordinir distribusi produk ke daerah pemasaran, melakukan tugas penjualan dan permintaan produk, menyiapkan rencana penjualan dan permintaan produk, merencanakan dan membuat rancangan promosi, serta membuat rencana penjualan dan permintaan produk.

·         Purcashing Office

Purchasing memiliki tugas dan wewenang dalam menetapkan dan memelihara prosedur pembelian untuk mengendalikan aktifitas pembelian, mengesahkan dokumen pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok dan memilih serta mengevaluasi pemasok yang telah ditetapkan.

Sumber : http://www.ultrajaya.co.id/corporatehall/organization-structure/?ver=ind

Pengertian Manajemen By Objective

MANAJEMEN BERDASARKAN SASARAN

(MANAJEMEN By OBJECTIVES MBO)

Pengertian Management by Objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran. Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Sejak itu MBO telah memacu banyak pembahasan, evaluasi, dan riset. Banyak program jenis MBO telah dikembangkan, termasuk manajemen berdasarkan hasil (manajemen by result), manajemen sasaran (goals manajemen), perencanaan dan peninjauan kembali pekerjaan (work planning and review), sasaran dan pengendalian (goals and controls), dan lain-lainnya. Walaupun artinya berbeda-beda program ini sama. Penggunaannya tidak hanya dalam dunia usaha saja tetapi telah semakin berkembang luas pada dunia nonbisnis, seperti organisasi pendidikan, kesehatan, keagamaan, dan pemerintahan.

Pengertian Management by Objective (MBO) adalah metode penilaian kinerja karyawan yang berorientasi pada pencapaian sasaran kerja. Secara umum esensi sistem MBO, terletak pada penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang bekerja bersama, penentuan bidang utama setiap individu yang hasilnya dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil (sasaran) yang dapat diukur dan diharapkan, dan ukuran penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai satuan pedoman pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian masing penilaian sumbangan masing-masing anggota. Pada metode MBO, setiap individu karyawan memiliki sasaran kerjanya masing-masing, yang bersesuaian dengan sasaran kerja unitnya untuk satu periode kerja. Penilaian kinerja dalam metode MBO dilakukan di akhir periode mengacu pada realisasi sasaran kerja.

Pengertian Management by Objective berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal, atau semi formal, yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manager dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi. Dengan pengembangan hubungan antara fungsi perencanaan dan pengawasan,MBO membantu menghilangkan atau mengatasi berbagai hambatan perencanaan.

Tahap Pelaksanaan MBO

1.      Tahap Persiapan, yaitu tahap menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.

2.  Tahap Penyusunan, tahap ini menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang dicanangkan oleh instansi. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.

3.    Tahap Pelaksanaan, yaitu tahap dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.

4.    Tahap Pengendalian, Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, pada tahap ini bertujuan agar tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana stratejik melalui kegiatan keseluruhan dalam perusahaan.

Dilain pihak, dalam arti MBO yaitu perencanaan efektif tergantung pada penentuan suatu tujuan setiap manajer yang diterapkan sebagai fungsinya dalam organisai. Sukses tidaknya penerapan MBO didasarkan atas dua hipotesa yaitu:

1.     Hipotesa pertama. Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia untuk mengeluarkan usaha lebih untuk meraih tujuan tersebut bila dibandingkan dengan orang yang tidak merasa melekat terhadap tujuan tersebut.

2.   Hipotesa kedua. Bila seseorang mampu memperkirakan sesuatu yang akan terjadi, yang menurutnya layak, maka dia akan berusaha untuk membuatnya terjadi.

Sistem MBO Formal

Berikut ini akan diuraikan unsur-unsur umum yang selalu ada dalam berbagai sistem MBO yang efektif:

1.                  Komitmen pada program.

Program MBO yang efektif mensyaratkan komitmen pada manajer disetiap tingkatan-tingkatan organisai terhadap suatu pencapaian tujuan pribadi dan organisai serta program MBO.

2.                  Penetapan tujuan manajemen puncak.

Program perencanaan efektif dimulai dari manajer puncak yang menetapkan tujuan pendahuluan atau dasar setelah melakukan konsultasi dengan para anggota lainnya.

3.                  Tujuan-tujuan perseorangan.

Setiap manajer dan bawahan harus merumuskan tanggung jawab dalam jabatan mereka secara jelas agar dapat membantu karyawan memahami dengan jelas apa yang diharapkan agar tujuan dapat tercapai.

4.                  Partisipasi.
Sebagai pedoman umum, semakin besar partisipasi bawahan maka kemungkinan tercapainya tujuan akan semakin besar.

5.                  Otonomi dalam implementasi rencana.

Setelah tujuan ditetapkan dan disetujui, maka seorang manajer bebas mengimplementasikan dan mengembangkan program-program dalam hal pencapaian tujuan tanpa adanya campur tangan serta batasan-batasan dari atasan langsung.

6.                  Peninjauan kembali prestasi.

Manajer dan bawahan bertemu secara periodik untuk meninjau kembali hasil atau pencapaian dalam hal mencapai tujuan.

Kelebihan dan Kekurangan MBO

Dalam suatu penelitian yang dilakukan oleh Tosi dan Carrol, mereka melakukan suatu survei terhadap para manajer dan kemudian mengemukakan kelebihan-kelebihan penerapan program MBO, yang dapat diperinci sebagai berikut:

·                     Memungkinkan para individu dapat mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

·           Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan suatu tujuan dan sasaran.

·                     Memperbaiki komunikasi antara seorang manajer dengan bawahan.

·                     Individu dapat mengetahui sasaran organisasinya.

·                     Membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada pencapaian tujuan/

Dari hasil penelitian di atas, sudah dapat disimpulkan bahwa MBO memiliki manfaat positif bagi organisasi maupun individu. Khusus bagi individu, mereka akan merasakan suatu keterlibatan langsung dan pengertian terhadap sasaran organisasi, disamping itu mereka juga dapat mengetahui bahwa kinerja mereka dapat dinilai atas suatu pencapaian sasaran dimana mereka sendiri telah berktontribusi dalam penetapannya. Sehingga besar kemungkinan para individu akan melaksanakan tanggung jawab mereka dengan penuh kemauaan  dan keberhasilan. Sehingga keuntungan individu ini akan secara langsung maupun tidak langsung akan memberikan dampak positid bagi perusahaan.

Penerapan MBO tentu saja tidak berarti bahwa organisai telah bebas dari segala masalah. Penyebab terjadinya masalah pada umumnya berasal dari para bawahan yang cukup sulit diatasi karena menyangkut masalah status, kenaikan jabatan dan gaji bahkan tidak jarang yang menyebabkan ketegangan serta kebencian. Hampir semua masalah ini merupakan persoalan yang berulang-ulang dihadapi organisasi, baik mereka yang menerapkan program MBO maupun yang tidak menerapkannya. Berikut kelemahan dari MBO:

1.      Proses negosiasi serta pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan waktu yang cukup lama.

2.  Adanya kecenderungan seorang karyawan untuk memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan kerjanya, sehingga hilangnya kerjasama team yang dapat berpengaruh terhadap produktifitas organisasi.

3.              Cenderung gagal bila tidak ada komitmen berkelanjutan dari manajemen puncak.

Pada kategori ini meliputi beberapa masalah penting yang harus dikendalikan agar program MBO sukses, yaitu:

1.                  Gaya dan dukungan manajemen.

2.                  Penyesuaian dan perubahan.

3.                  Keterampila-keterampilan antar pribadi.

4.                  Diskripsi jabatan.

5.                  Penetapan dan pengkoordinasian tujuan.

6.                  Pengawasan metode pencapaian tujuan.

7.                  Konflik antara kreativitas dan MBO

Membuat MBO Efektif

Prinsip MBO seharusnya jangan dipandang sebagai "obat mujarap" bagi berbagai kebutuhan dalam hal perencanaan, motivasi, evaluasi dan pengawasan suatu organisasi. Seharusnya hal ini dipandang sebagai tahap pokok yang diperlukan manajer . Berikut program yang harus dilakukan seorang manajer agar MBO bisa berjalan efektif:

1.                  Mendidik dan melatih manajer.

2.                  Merumuskan tujuan secara jelas.

3.                  Menunjukkan komitmen puncak secara kontiniu.

4.                  Membuat umpan balik yang efektif.

5.                  Mendorong partisipasi.

Sumber : http://www.prosesindustri.com/2015/01/management-by-objectives-mbo.html
                

Fungsi Manajemen Di Pt Ultrajaya Milk Industry & Trading Co Tbk

Fungsi Manajemen Di Pt Ultrajaya Milk Industry & Trading Co Tbk

Contoh fungsi Manajemen di dalam PT.Ultra Jaya

PT.Ultra jaya melalakukan analisis dan mencoba menarik kesimpulan terhadap peranan pelaksanaan pengendalian intern dan rekomendasi audit internal terhadap penjualan yang ditetapkan oleh PT.Ultra Jaya. Menyusun anggaran penjualan yang memadai yaitu: anggaran penjualan mencangkup jangka waktu atu tahun dan dirinci dalam bulanan, dalam menyusun anggaran penjualan direktur melibatkan partisipasi para manajer

Serta usaha-usaha untuk mengusahakan hasil yang lebih baik dengan menggunakan sumber daya yang ada dengan sefisian mungkin. menjalankan fungsi pengendalian intern penjualan dibantu oleh auditor internal manajer mereview kembali fungsi dari pengendalian intern apakah sudah baik atau belum adanya pemisahan tugas antar bagian yang melakukan pencatatan pelaporan penjualan.

PT. Ultrajaya Milk Industry and Trading Company, Tbk

Tentang perusahaan

PT. Ultrajaya Milk Industry and Trading Company, Tbk  merupakan perusahaan multi nasional yang memproduksi minuman. Pada awalnya perusahaan yg berawal dari sebuah rumah ini hanya memproduksi susu. Namun seiring perkembangannya, dia juga memproduksi juice dalam kemasan bermerek Buavita dan Gogo serta memproduksi Teh Kotak, Sari Asem Asli dan Sari Kacang Ijo. 

Visi dan misi Pt Ultra Jaya

VISI
“Menjadi perusahaan industri makanan dan minuman yang terbaik dan terbesar di Indonesia, dengan senantiasa mengutamakan kepuasan konsumen, dan menjungjung tinggi kepercayaan para pemegang saham serta mitra kerja perusahaan.”

MISI
“Menjalankan usaha yang dilandasi dengan kepekaan yang tinggi untuk senantiasa berorientasi kepada pasar atau konsumen, dan kepekaan serta kepedulian untuk senantiasa memperhatikan lingkungan yang dilakukan secara optimal agar dapat memberikan nilai tambah sebagai wujud pertanggung jawaban kepada pemegang saham.”

Struktur PT Ultrajaya Milk Industry & Trading Co Tbk

Fungsi perencanaan

Menetapkantujuan
“ Sebuah komitmen untuk memproduksi produk dan brand berkualitas tinggi yang mengiringi perkembangan kebutuhan masyarakat”.Untuk selalu memastikan hanya bahan-bahan dengan kualitas terbaik, yang akan digunakan untuk produksi. Memproduksi secara maksimal dengan kapasitas produksi yang besar mengimbangi besarnya konsumenya kami. Memastikan teknologi yang kami miliki adalah terbaik  yang selalu mendukung kami  untuk mengembangkan dan merancang kualitas seluruh produk kami.Terus memperluas jaringan distribusi kami ke seluruh pelosok Indonesia, untuk konsumen kami yang setia menikmati produk segar alami kami.

1.      Menetapkan target bisnis

PT. Ultra Jaya ingin selalu memastikan hanya bahan-bahan dengan kualitas terbaik, yang akan digunakan untuk produksi, memproduksi secara maksimal dengan kapasitas produksi yang besar mengimbangi besarnya konsumenya kami, Memastikan teknologi yang kami miliki adalah terbaik yang selalu mendukung kami untuk mengembangkan dan merancang kualitas seluruh produk kami, Terus memperluas jaringan distribusi kami ke seluruh pelosok Indonesia, untuk konsumen kami yang setia menikmati produk segar alami kami.  

  Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis

1.      Strategi produksi

       Meningkatan kapasitas di fasilitas produksi yang ada, Investasi yang sedang berjalan di lini pengemasan baru dari Tetra Pak dan Combibloc, Membantu meningkatan efisiensi distribusi dan kecepatan pemasaran, Mulai operasional direncanakan paling lambat tahun 2016, Bekerja sama denganpara peternak sapi perah, Terus mencari cara untuk bekerja sama dan membantu peternak serta berinvestasi dalam pasokan susu mentah untuk menjamin sumber pasokan susu mentah berkualitas tinggi Berinvestasi dalam melakukan peningkatan dengan peralatan baru untuk produksi dan pengemasan

  

2.      Strategi distribusi

Di pulau jawa : Meningkatan penetrasi pedagang eceran modern dan tradisional Menambah anggota tim penjualan di lapangan Meningkatan efisiensi penjualan melalui investasidalam IT dan teknologi

di luar pulau jawa : Mendukung para distributor yang memperluas jangkauan mereka

Fokus pada distribusi di Sumatera dan Kalimantan membantu para distributor menjamin pembiayaanuntuk menjual lebih banyak produk kami Mencapai konektivitas IT dengan seluruh distributor kami

  Menentukan sumber daya yang diperlukan

1.      Sumber daya alam dan teknologi

Sumber daya alam PT.Ultra Jaya yaitu menyediakan lahan perkebunan dan peternakan ditengah lahan perkebunan di dataran tinggi Bandung, dimana sumber daya alam alami berkualitas baik, sebagai bahan baku produk PT.Ultra Jaya. Teknologi yang di gunakan yaitu Ultra High Temperature ( UHT ) digabungan dengan teknologi pengemasan aseptic/ kemasan karton

2.      Sumber daya manusia

PT.Ultra Jaya ingin memberikan produk-produk baru yang inovatif untuk memuaskan permintaan konsumen oleh karna itu PT.Ultra Jaya adalah mengembangkan dan mempertahankan sumberdaya manusia yang sangat terampil. agar dapat membangun merek yang kuat, untuk menjamin pertumbuhan jangka panjang. memiliki motivasi kerja yang sangat tinggi dan berpengalaman di bidangnya.

  Menetapkan standar atau indikator keberhasilan dalam mencapai tujuan dan target bisnis

PT.Ultra Jaya mengevaluasi terhadap hasil kinerja produksi Indikatornya adalah kemampuan dalam melaksanakan kegiatan produksi sesuai degan rencana. Anggaran yang tersedia. Indikatornya adalah Besarnya biaya yang terserap dalam melaksanakan kegiatan produksi. Ketersediaan dan Kompetensi tenaga / pegawai yang memahami bidang produksi. Indikatornya adalah pengetahuan, ketrampilan dan skill staf produksi.

  

Fungsi pengorganisasian

1.      Pengalokasian sumber daya

PT Ultrajaya mempunyai pengalokasian yang tepat baik sumber daya alam. Terlihat pada pembagian tugas dalam proses produksi yang menyediakan atau bekerja sama langsung dengan peternakan sapi dan perkebunan. Kemudian diolah dengan baik dan mensterilisasi susunya secara higienis. dengan sumber daya manusia yang handal dan mesin-mesin yang handal sehingga produknya tetap terjamin kesegaran dan kualitasnya

  Menetapkan struktur organisasi yang mengajukan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab

1.      BoardOfDirectors
- Menetapkan strategi perusahaan yang harus dilaksanakan oleh setiapdepartemen dan perusahaan.
- Mengawasi dan mengevaluasi kinerja dari setiap karyawan dandepartemen.

2.      CorpurateSecretary
- Bertanggung jawab untuk penyediaan dan penyebaran informasi kepadacalon investor
- Membina hubungan kepada pihak-pihak terkait dalam hal investasi.

3.      InternalAudit
Melakukan pengawasan internal kepada seluruh departemen dankaryawan secara rutin dan melaporkan kepada dewan direksi.

4.      SalesAndDistributor

A.    Bertanggung jawab penuh dalam hal penjualan distibusi produk-produk PTUltrajaya ke seluruh Indonesia pada target Outlet yang ditetapkan.

B.     Membina hubungan baik dengan semua pelanggan PT Ultrajaya.

5.      Marketing

A.    Menyusun rencana pemasaran untuk semua produk PT Ultrajaya.

B.     Melakukan evaluasi aktivitas pemasaran sesuai dengan strategi perusahaan yang telah ditetapkan.c.Berkerja sama dengan pihak lain seperti biro iklan atau Departemen lainseperti bagian produksi untuk memastikan aktivitas pemasaran dapatdilakukan dengan baik.

6.      Manufacturing

A.    Bertanggung jawab penuh dalam hal produksi semua produk.

B.     PT Ultrajaya sesuai dengan jumlah dan kualitas yang sudah ditetapkan.Bertanggung jawab penuh dalam hal kelancaran produksi dan perawatanmesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi.

7.      PersonalAndGeneralAffairs
Bertanggungjawab penuh dalam hal penerimaan karyawan pelatihan hingga pembuatan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan ketenagakerjaan.

8.      FinanceAndAccounting

A.    Bertanggung jawab penuh dalam hal pelaporan keuangan dan akuntansiPT Ultrajaya sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

B.     Menyusun laporan rutin dan melaporkan kepada dewan direksi.

9.      MIS(ManagementInformationSistem)

A.    Bertanggun jawab penuh dalam hal penyusunan dan pengendalian sisteminformasi di PT Ultrajaya.

B.     Membantu setiap unit kerja di PT Ultrajaya demi kelancaran penyediaaninformasi untuk dewan direksi.

10.  Engineering
Membantu departemen manfacturing dalam hal pemeliharaan perbaikandan pengawasan mesin-mesin produksi yang digunakan

   Kegiatan pengrekrutan, penyeleksian , pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia

Khusus bagi para karyawan PT.Ultra Jaya senantiasa mengadakan program pelatihan dan pendidikan yang dilakukan internal (in-house traning) maupun yang dilakukan di luar lingkungan perseroan. Program pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan disesuaikan dengan tingkat pedidikan dan jabatan karyawan.

   Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang tepat

PT Ultrajaya mempunyai rencana pengembangan karyawan yang lengkap mencakup pelatihan keterampilan, Penetapan sumber daya manusia yang ditetapkan oleh PT.Ultra Jaya ialah menetapkan karyawan pada bagian sales personnel, manufacturing financial and accounting, sumber daya manusia

   

Fungsi pengarahan dan implementasi

 Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar mencapai tujuan.

Pada bagian produksi untuk meningkatkan produksifitas kerja para karyawan, selalu menyediakan waktu untuk berdiskusi dalam memecahkan masalah, selalu memberikan bimbingan pengarahan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang akan dikerjakan, selalu memberikan motivasi agar bawahan bisa bekerja dengan baik, pimpinan selalu memberikan arahan pemeliharaan dan penciptaan suasa kerja yang baik dan menyenangkan

 Memberi tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

 Dalam melaksanakan tugasnya pempinan tidak segan untuk terjun langsung membantu bawahannya. Bawahan juga diberi kebebasan dan keleluasaan dalam pengambilan keputusan mengenai pkerjaannya sehingga secara tidak langsung bawahan dapat ikut serta dalam pengambilan keputusan dalam pekerjaannya.

Menjelaskan kebijakan yang telah di tetapkan

Kebjakan yang ditetapkan oleh PT. Ultra jaya sudah tersusun rapi dalam kebijkan yang mengatur tentang etika karyawan yang diharapkan dapat membantu karyawan agar melaksanakan tugas dan peran dengan sebaik- baiknya. Kebijakannya tentang alat pelindung diri keselamatan pekerja

Fungsi pengawasan dan pengendalian

Mengevaluasi kebersihasilan dalam pencapaian tujuan dan target  bisnis dengan indikator yang telah ditetapkan.

PT. Ultra jaya selalu melakukan diskusi terhadap atasan dan bawahan membicarakan melakukan solusi menyedikan waktu bagi bahawahnya untuk memberikan pendapat dan berdiskusi dalam memecahkan masalah dalam pekerjaan, dan memberikan kesempatan untuk bertanya kepada bawahannya apabila terdapat masalah dalam pekerjaan selalu memberikan wewenang kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam bekerja,

  

Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin terjadi.

Apabila bawahan melakukan kesalahan maka pemimpin selalu berusaha untuk memberikan pengarahan dan mengkoreksi kesalahan yang dilakukan oleh bawahan sehingga bawahan dapat mengerjakan tugas dengan baik.pimpinan selalu membantu langsung kesulitan karyawan dalam penyelesaian pekerjaannya dengan dapat bekerja sama.

 Melakukan solusi alternatif atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

Pemasalahan bagi PT. Ultra jaya adalah minimnya pengetahuan masyarakat mengenai manfaat dan keunggulan produk susu cair, untuk itu PT.Ultra jaya ingin merubah pemikiran masyarakat susu cair in menggunakan teknologi UHT dan kemasan aseptik tidak mengandung bahan pengawet karna teknologi UHT dapat membunuh semua mikroorganisme yang terdapat di dalam susu, dan kemaan antiseptic dapat melindungi susu dari lingkungan luar baik mikroorganisme maupun cahaya sehingga dapat bertahan lama.

Sumber : http://khasanahkidiw.blogspot.co.id/2014/12/fungsi-manajemen.html