Pengertian Manajemen By Objective

MANAJEMEN BERDASARKAN SASARAN

(MANAJEMEN By OBJECTIVES MBO)

Pengertian Management by Objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran. Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Sejak itu MBO telah memacu banyak pembahasan, evaluasi, dan riset. Banyak program jenis MBO telah dikembangkan, termasuk manajemen berdasarkan hasil (manajemen by result), manajemen sasaran (goals manajemen), perencanaan dan peninjauan kembali pekerjaan (work planning and review), sasaran dan pengendalian (goals and controls), dan lain-lainnya. Walaupun artinya berbeda-beda program ini sama. Penggunaannya tidak hanya dalam dunia usaha saja tetapi telah semakin berkembang luas pada dunia nonbisnis, seperti organisasi pendidikan, kesehatan, keagamaan, dan pemerintahan.

Pengertian Management by Objective (MBO) adalah metode penilaian kinerja karyawan yang berorientasi pada pencapaian sasaran kerja. Secara umum esensi sistem MBO, terletak pada penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang bekerja bersama, penentuan bidang utama setiap individu yang hasilnya dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil (sasaran) yang dapat diukur dan diharapkan, dan ukuran penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai satuan pedoman pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian masing penilaian sumbangan masing-masing anggota. Pada metode MBO, setiap individu karyawan memiliki sasaran kerjanya masing-masing, yang bersesuaian dengan sasaran kerja unitnya untuk satu periode kerja. Penilaian kinerja dalam metode MBO dilakukan di akhir periode mengacu pada realisasi sasaran kerja.

Pengertian Management by Objective berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal, atau semi formal, yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manager dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi. Dengan pengembangan hubungan antara fungsi perencanaan dan pengawasan,MBO membantu menghilangkan atau mengatasi berbagai hambatan perencanaan.

Tahap Pelaksanaan MBO

1.      Tahap Persiapan, yaitu tahap menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.

2.  Tahap Penyusunan, tahap ini menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang dicanangkan oleh instansi. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.

3.    Tahap Pelaksanaan, yaitu tahap dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.

4.    Tahap Pengendalian, Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, pada tahap ini bertujuan agar tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana stratejik melalui kegiatan keseluruhan dalam perusahaan.

Dilain pihak, dalam arti MBO yaitu perencanaan efektif tergantung pada penentuan suatu tujuan setiap manajer yang diterapkan sebagai fungsinya dalam organisai. Sukses tidaknya penerapan MBO didasarkan atas dua hipotesa yaitu:

1.     Hipotesa pertama. Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia untuk mengeluarkan usaha lebih untuk meraih tujuan tersebut bila dibandingkan dengan orang yang tidak merasa melekat terhadap tujuan tersebut.

2.   Hipotesa kedua. Bila seseorang mampu memperkirakan sesuatu yang akan terjadi, yang menurutnya layak, maka dia akan berusaha untuk membuatnya terjadi.

Sistem MBO Formal

Berikut ini akan diuraikan unsur-unsur umum yang selalu ada dalam berbagai sistem MBO yang efektif:

1.                  Komitmen pada program.

Program MBO yang efektif mensyaratkan komitmen pada manajer disetiap tingkatan-tingkatan organisai terhadap suatu pencapaian tujuan pribadi dan organisai serta program MBO.

2.                  Penetapan tujuan manajemen puncak.

Program perencanaan efektif dimulai dari manajer puncak yang menetapkan tujuan pendahuluan atau dasar setelah melakukan konsultasi dengan para anggota lainnya.

3.                  Tujuan-tujuan perseorangan.

Setiap manajer dan bawahan harus merumuskan tanggung jawab dalam jabatan mereka secara jelas agar dapat membantu karyawan memahami dengan jelas apa yang diharapkan agar tujuan dapat tercapai.

4.                  Partisipasi.
Sebagai pedoman umum, semakin besar partisipasi bawahan maka kemungkinan tercapainya tujuan akan semakin besar.

5.                  Otonomi dalam implementasi rencana.

Setelah tujuan ditetapkan dan disetujui, maka seorang manajer bebas mengimplementasikan dan mengembangkan program-program dalam hal pencapaian tujuan tanpa adanya campur tangan serta batasan-batasan dari atasan langsung.

6.                  Peninjauan kembali prestasi.

Manajer dan bawahan bertemu secara periodik untuk meninjau kembali hasil atau pencapaian dalam hal mencapai tujuan.

Kelebihan dan Kekurangan MBO

Dalam suatu penelitian yang dilakukan oleh Tosi dan Carrol, mereka melakukan suatu survei terhadap para manajer dan kemudian mengemukakan kelebihan-kelebihan penerapan program MBO, yang dapat diperinci sebagai berikut:

·                     Memungkinkan para individu dapat mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

·           Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan suatu tujuan dan sasaran.

·                     Memperbaiki komunikasi antara seorang manajer dengan bawahan.

·                     Individu dapat mengetahui sasaran organisasinya.

·                     Membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada pencapaian tujuan/

Dari hasil penelitian di atas, sudah dapat disimpulkan bahwa MBO memiliki manfaat positif bagi organisasi maupun individu. Khusus bagi individu, mereka akan merasakan suatu keterlibatan langsung dan pengertian terhadap sasaran organisasi, disamping itu mereka juga dapat mengetahui bahwa kinerja mereka dapat dinilai atas suatu pencapaian sasaran dimana mereka sendiri telah berktontribusi dalam penetapannya. Sehingga besar kemungkinan para individu akan melaksanakan tanggung jawab mereka dengan penuh kemauaan  dan keberhasilan. Sehingga keuntungan individu ini akan secara langsung maupun tidak langsung akan memberikan dampak positid bagi perusahaan.

Penerapan MBO tentu saja tidak berarti bahwa organisai telah bebas dari segala masalah. Penyebab terjadinya masalah pada umumnya berasal dari para bawahan yang cukup sulit diatasi karena menyangkut masalah status, kenaikan jabatan dan gaji bahkan tidak jarang yang menyebabkan ketegangan serta kebencian. Hampir semua masalah ini merupakan persoalan yang berulang-ulang dihadapi organisasi, baik mereka yang menerapkan program MBO maupun yang tidak menerapkannya. Berikut kelemahan dari MBO:

1.      Proses negosiasi serta pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan waktu yang cukup lama.

2.  Adanya kecenderungan seorang karyawan untuk memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan kerjanya, sehingga hilangnya kerjasama team yang dapat berpengaruh terhadap produktifitas organisasi.

3.              Cenderung gagal bila tidak ada komitmen berkelanjutan dari manajemen puncak.

Pada kategori ini meliputi beberapa masalah penting yang harus dikendalikan agar program MBO sukses, yaitu:

1.                  Gaya dan dukungan manajemen.

2.                  Penyesuaian dan perubahan.

3.                  Keterampila-keterampilan antar pribadi.

4.                  Diskripsi jabatan.

5.                  Penetapan dan pengkoordinasian tujuan.

6.                  Pengawasan metode pencapaian tujuan.

7.                  Konflik antara kreativitas dan MBO

Membuat MBO Efektif

Prinsip MBO seharusnya jangan dipandang sebagai "obat mujarap" bagi berbagai kebutuhan dalam hal perencanaan, motivasi, evaluasi dan pengawasan suatu organisasi. Seharusnya hal ini dipandang sebagai tahap pokok yang diperlukan manajer . Berikut program yang harus dilakukan seorang manajer agar MBO bisa berjalan efektif:

1.                  Mendidik dan melatih manajer.

2.                  Merumuskan tujuan secara jelas.

3.                  Menunjukkan komitmen puncak secara kontiniu.

4.                  Membuat umpan balik yang efektif.

5.                  Mendorong partisipasi.

Sumber : http://www.prosesindustri.com/2015/01/management-by-objectives-mbo.html
                

Fungsi Manajemen Di Pt Ultrajaya Milk Industry & Trading Co Tbk

Fungsi Manajemen Di Pt Ultrajaya Milk Industry & Trading Co Tbk

Contoh fungsi Manajemen di dalam PT.Ultra Jaya

PT.Ultra jaya melalakukan analisis dan mencoba menarik kesimpulan terhadap peranan pelaksanaan pengendalian intern dan rekomendasi audit internal terhadap penjualan yang ditetapkan oleh PT.Ultra Jaya. Menyusun anggaran penjualan yang memadai yaitu: anggaran penjualan mencangkup jangka waktu atu tahun dan dirinci dalam bulanan, dalam menyusun anggaran penjualan direktur melibatkan partisipasi para manajer

Serta usaha-usaha untuk mengusahakan hasil yang lebih baik dengan menggunakan sumber daya yang ada dengan sefisian mungkin. menjalankan fungsi pengendalian intern penjualan dibantu oleh auditor internal manajer mereview kembali fungsi dari pengendalian intern apakah sudah baik atau belum adanya pemisahan tugas antar bagian yang melakukan pencatatan pelaporan penjualan.

PT. Ultrajaya Milk Industry and Trading Company, Tbk

Tentang perusahaan

PT. Ultrajaya Milk Industry and Trading Company, Tbk  merupakan perusahaan multi nasional yang memproduksi minuman. Pada awalnya perusahaan yg berawal dari sebuah rumah ini hanya memproduksi susu. Namun seiring perkembangannya, dia juga memproduksi juice dalam kemasan bermerek Buavita dan Gogo serta memproduksi Teh Kotak, Sari Asem Asli dan Sari Kacang Ijo. 

Visi dan misi Pt Ultra Jaya

VISI
“Menjadi perusahaan industri makanan dan minuman yang terbaik dan terbesar di Indonesia, dengan senantiasa mengutamakan kepuasan konsumen, dan menjungjung tinggi kepercayaan para pemegang saham serta mitra kerja perusahaan.”

MISI
“Menjalankan usaha yang dilandasi dengan kepekaan yang tinggi untuk senantiasa berorientasi kepada pasar atau konsumen, dan kepekaan serta kepedulian untuk senantiasa memperhatikan lingkungan yang dilakukan secara optimal agar dapat memberikan nilai tambah sebagai wujud pertanggung jawaban kepada pemegang saham.”

Struktur PT Ultrajaya Milk Industry & Trading Co Tbk

Fungsi perencanaan

Menetapkantujuan
“ Sebuah komitmen untuk memproduksi produk dan brand berkualitas tinggi yang mengiringi perkembangan kebutuhan masyarakat”.Untuk selalu memastikan hanya bahan-bahan dengan kualitas terbaik, yang akan digunakan untuk produksi. Memproduksi secara maksimal dengan kapasitas produksi yang besar mengimbangi besarnya konsumenya kami. Memastikan teknologi yang kami miliki adalah terbaik  yang selalu mendukung kami  untuk mengembangkan dan merancang kualitas seluruh produk kami.Terus memperluas jaringan distribusi kami ke seluruh pelosok Indonesia, untuk konsumen kami yang setia menikmati produk segar alami kami.

1.      Menetapkan target bisnis

PT. Ultra Jaya ingin selalu memastikan hanya bahan-bahan dengan kualitas terbaik, yang akan digunakan untuk produksi, memproduksi secara maksimal dengan kapasitas produksi yang besar mengimbangi besarnya konsumenya kami, Memastikan teknologi yang kami miliki adalah terbaik yang selalu mendukung kami untuk mengembangkan dan merancang kualitas seluruh produk kami, Terus memperluas jaringan distribusi kami ke seluruh pelosok Indonesia, untuk konsumen kami yang setia menikmati produk segar alami kami.  

  Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis

1.      Strategi produksi

       Meningkatan kapasitas di fasilitas produksi yang ada, Investasi yang sedang berjalan di lini pengemasan baru dari Tetra Pak dan Combibloc, Membantu meningkatan efisiensi distribusi dan kecepatan pemasaran, Mulai operasional direncanakan paling lambat tahun 2016, Bekerja sama denganpara peternak sapi perah, Terus mencari cara untuk bekerja sama dan membantu peternak serta berinvestasi dalam pasokan susu mentah untuk menjamin sumber pasokan susu mentah berkualitas tinggi Berinvestasi dalam melakukan peningkatan dengan peralatan baru untuk produksi dan pengemasan

  

2.      Strategi distribusi

Di pulau jawa : Meningkatan penetrasi pedagang eceran modern dan tradisional Menambah anggota tim penjualan di lapangan Meningkatan efisiensi penjualan melalui investasidalam IT dan teknologi

di luar pulau jawa : Mendukung para distributor yang memperluas jangkauan mereka

Fokus pada distribusi di Sumatera dan Kalimantan membantu para distributor menjamin pembiayaanuntuk menjual lebih banyak produk kami Mencapai konektivitas IT dengan seluruh distributor kami

  Menentukan sumber daya yang diperlukan

1.      Sumber daya alam dan teknologi

Sumber daya alam PT.Ultra Jaya yaitu menyediakan lahan perkebunan dan peternakan ditengah lahan perkebunan di dataran tinggi Bandung, dimana sumber daya alam alami berkualitas baik, sebagai bahan baku produk PT.Ultra Jaya. Teknologi yang di gunakan yaitu Ultra High Temperature ( UHT ) digabungan dengan teknologi pengemasan aseptic/ kemasan karton

2.      Sumber daya manusia

PT.Ultra Jaya ingin memberikan produk-produk baru yang inovatif untuk memuaskan permintaan konsumen oleh karna itu PT.Ultra Jaya adalah mengembangkan dan mempertahankan sumberdaya manusia yang sangat terampil. agar dapat membangun merek yang kuat, untuk menjamin pertumbuhan jangka panjang. memiliki motivasi kerja yang sangat tinggi dan berpengalaman di bidangnya.

  Menetapkan standar atau indikator keberhasilan dalam mencapai tujuan dan target bisnis

PT.Ultra Jaya mengevaluasi terhadap hasil kinerja produksi Indikatornya adalah kemampuan dalam melaksanakan kegiatan produksi sesuai degan rencana. Anggaran yang tersedia. Indikatornya adalah Besarnya biaya yang terserap dalam melaksanakan kegiatan produksi. Ketersediaan dan Kompetensi tenaga / pegawai yang memahami bidang produksi. Indikatornya adalah pengetahuan, ketrampilan dan skill staf produksi.

  

Fungsi pengorganisasian

1.      Pengalokasian sumber daya

PT Ultrajaya mempunyai pengalokasian yang tepat baik sumber daya alam. Terlihat pada pembagian tugas dalam proses produksi yang menyediakan atau bekerja sama langsung dengan peternakan sapi dan perkebunan. Kemudian diolah dengan baik dan mensterilisasi susunya secara higienis. dengan sumber daya manusia yang handal dan mesin-mesin yang handal sehingga produknya tetap terjamin kesegaran dan kualitasnya

  Menetapkan struktur organisasi yang mengajukan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab

1.      BoardOfDirectors
- Menetapkan strategi perusahaan yang harus dilaksanakan oleh setiapdepartemen dan perusahaan.
- Mengawasi dan mengevaluasi kinerja dari setiap karyawan dandepartemen.

2.      CorpurateSecretary
- Bertanggung jawab untuk penyediaan dan penyebaran informasi kepadacalon investor
- Membina hubungan kepada pihak-pihak terkait dalam hal investasi.

3.      InternalAudit
Melakukan pengawasan internal kepada seluruh departemen dankaryawan secara rutin dan melaporkan kepada dewan direksi.

4.      SalesAndDistributor

A.    Bertanggung jawab penuh dalam hal penjualan distibusi produk-produk PTUltrajaya ke seluruh Indonesia pada target Outlet yang ditetapkan.

B.     Membina hubungan baik dengan semua pelanggan PT Ultrajaya.

5.      Marketing

A.    Menyusun rencana pemasaran untuk semua produk PT Ultrajaya.

B.     Melakukan evaluasi aktivitas pemasaran sesuai dengan strategi perusahaan yang telah ditetapkan.c.Berkerja sama dengan pihak lain seperti biro iklan atau Departemen lainseperti bagian produksi untuk memastikan aktivitas pemasaran dapatdilakukan dengan baik.

6.      Manufacturing

A.    Bertanggung jawab penuh dalam hal produksi semua produk.

B.     PT Ultrajaya sesuai dengan jumlah dan kualitas yang sudah ditetapkan.Bertanggung jawab penuh dalam hal kelancaran produksi dan perawatanmesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi.

7.      PersonalAndGeneralAffairs
Bertanggungjawab penuh dalam hal penerimaan karyawan pelatihan hingga pembuatan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan ketenagakerjaan.

8.      FinanceAndAccounting

A.    Bertanggung jawab penuh dalam hal pelaporan keuangan dan akuntansiPT Ultrajaya sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

B.     Menyusun laporan rutin dan melaporkan kepada dewan direksi.

9.      MIS(ManagementInformationSistem)

A.    Bertanggun jawab penuh dalam hal penyusunan dan pengendalian sisteminformasi di PT Ultrajaya.

B.     Membantu setiap unit kerja di PT Ultrajaya demi kelancaran penyediaaninformasi untuk dewan direksi.

10.  Engineering
Membantu departemen manfacturing dalam hal pemeliharaan perbaikandan pengawasan mesin-mesin produksi yang digunakan

   Kegiatan pengrekrutan, penyeleksian , pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia

Khusus bagi para karyawan PT.Ultra Jaya senantiasa mengadakan program pelatihan dan pendidikan yang dilakukan internal (in-house traning) maupun yang dilakukan di luar lingkungan perseroan. Program pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan disesuaikan dengan tingkat pedidikan dan jabatan karyawan.

   Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang tepat

PT Ultrajaya mempunyai rencana pengembangan karyawan yang lengkap mencakup pelatihan keterampilan, Penetapan sumber daya manusia yang ditetapkan oleh PT.Ultra Jaya ialah menetapkan karyawan pada bagian sales personnel, manufacturing financial and accounting, sumber daya manusia

   

Fungsi pengarahan dan implementasi

 Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar mencapai tujuan.

Pada bagian produksi untuk meningkatkan produksifitas kerja para karyawan, selalu menyediakan waktu untuk berdiskusi dalam memecahkan masalah, selalu memberikan bimbingan pengarahan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang akan dikerjakan, selalu memberikan motivasi agar bawahan bisa bekerja dengan baik, pimpinan selalu memberikan arahan pemeliharaan dan penciptaan suasa kerja yang baik dan menyenangkan

 Memberi tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

 Dalam melaksanakan tugasnya pempinan tidak segan untuk terjun langsung membantu bawahannya. Bawahan juga diberi kebebasan dan keleluasaan dalam pengambilan keputusan mengenai pkerjaannya sehingga secara tidak langsung bawahan dapat ikut serta dalam pengambilan keputusan dalam pekerjaannya.

Menjelaskan kebijakan yang telah di tetapkan

Kebjakan yang ditetapkan oleh PT. Ultra jaya sudah tersusun rapi dalam kebijkan yang mengatur tentang etika karyawan yang diharapkan dapat membantu karyawan agar melaksanakan tugas dan peran dengan sebaik- baiknya. Kebijakannya tentang alat pelindung diri keselamatan pekerja

Fungsi pengawasan dan pengendalian

Mengevaluasi kebersihasilan dalam pencapaian tujuan dan target  bisnis dengan indikator yang telah ditetapkan.

PT. Ultra jaya selalu melakukan diskusi terhadap atasan dan bawahan membicarakan melakukan solusi menyedikan waktu bagi bahawahnya untuk memberikan pendapat dan berdiskusi dalam memecahkan masalah dalam pekerjaan, dan memberikan kesempatan untuk bertanya kepada bawahannya apabila terdapat masalah dalam pekerjaan selalu memberikan wewenang kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam bekerja,

  

Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin terjadi.

Apabila bawahan melakukan kesalahan maka pemimpin selalu berusaha untuk memberikan pengarahan dan mengkoreksi kesalahan yang dilakukan oleh bawahan sehingga bawahan dapat mengerjakan tugas dengan baik.pimpinan selalu membantu langsung kesulitan karyawan dalam penyelesaian pekerjaannya dengan dapat bekerja sama.

 Melakukan solusi alternatif atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

Pemasalahan bagi PT. Ultra jaya adalah minimnya pengetahuan masyarakat mengenai manfaat dan keunggulan produk susu cair, untuk itu PT.Ultra jaya ingin merubah pemikiran masyarakat susu cair in menggunakan teknologi UHT dan kemasan aseptik tidak mengandung bahan pengawet karna teknologi UHT dapat membunuh semua mikroorganisme yang terdapat di dalam susu, dan kemaan antiseptic dapat melindungi susu dari lingkungan luar baik mikroorganisme maupun cahaya sehingga dapat bertahan lama.

Sumber : http://khasanahkidiw.blogspot.co.id/2014/12/fungsi-manajemen.html